Hantering av forskningsdata och forskningshandlingar

I ett projekt uppstår ofta många frågor kring till exempel lagring av data, säkerhet och personuppgiftshantering. Många finansiärer kräver att en datahanteringsplan (eng. Data Management Plan, förkortat DMP) upprättas, antingen när du söker eller har tilldelats medel. I en datahanteringsplan besvaras frågor om hur du planerar att organisera, lagra och spara dina data under och efter projektet. En datahanteringsplan är tänkt som ett hjälpmedel och kan också uppdateras under projektets gång. 

Datahanteringsplanen är en forskningshandling som ska diarieföras.

Stöd för datahanteringsplan

• Läs översikten ”Skapa en datahanteringsplan” på medarbetarwebben
• Fakultetens data stewards ger råd och svarar på frågor

Forskningsdata ska lagras och hanteras säkert. Lunds universitet erbjuder en kostnadsfri lagringslösning med forskningsdatamappar, och har tagit fram en guide till hur du säkerhetsklassar dina forskningsdata så att du kan välja lämplig lagringslösning. Du beställer sedan lagringsyta själv med ditt LUCAT-id. 

Du som har forskningsdata med hög säkerhetsklassning behöver för närvarande hantera dessa i något av de säkra system som universitetet erbjuder; LUSEC eller COSMOS-SENS. 

Stöd för lagring och hantering av forskningsdata

• Fakultetens data stewards ger råd och svarar på frågor

Information om lagring och säkerhetsklassning på Medarbetarwebben

Oavsett om du arbetar med fysiska eller digitala handlingar och data, sparar du mycket tid och möda genom att redan i början av ett projekt bestämma en grundstruktur och hur olika dokument ska namnges.

Det behöver inte vara avancerat och du har förmodligen redan idag ett sätt att namnge olika versioner, olika underlag, intervjuer etc. Det är extra viktigt med en tydlig struktur om ni är flera som ska skapa och använda filer.

Att tänka på när du organiserar ditt material

• Bestäm och formulera en mappstruktur för var olika dokument ska sparas och försök hitta en logisk ordning. Det gäller både digitala och fysiska dokument även om det mesta idag är digitalt.
• Bestäm hur filer ska namnges. Ska de till exempel innehålla datum, namn eller annat som är signifikant för filen?
• Bestäm hur olika versioner ska hanteras? Sparas eller skrivas över?
• Kan du redan nu välja att spara i beständiga format som gör det enkelt att kunna återanvända datan i framtiden?
• Skriv ner dina val så att andra kan förstå, och som du kan gå tillbaka till.

Information från Svensk Nationell Datatjänst om hur man på ett lämpligt sätt organiserar forskningsmaterial

När dina insamlade data innehåller personuppgifter behöver dessa hanteras enligt flera olika regelverk. På Medarbetarwebben finns information och vägledning, och fakultetens data stewards kan också ge råd och svara på frågor.

Information om personuppgifter i forskning

Vanliga frågor om personuppgiftshantering vid LU 

Information om PULU, LU:s behandlingsregister för personuppgifter 

Du som forskare ansvarar själv för att dina forskningshandlingar diarieförs korrekt. Sedan 2025 finns en förenklad rutin för detta på LU. På Medarbetarwebben finns en detaljerad översikt över vilka handlingar som du ska diarieföra och ett formulär som förenklar processen. När du fyller i formuläret så ska du ange Pernilla Sandberg som fakultetens handläggare.

Information om diarieföring av forskningshandlingar på Medarbetarwebben

Oavsett om du arbetar med fysiska eller digitala handlingar och data, sparar du mycket tid och möda genom att redan i början av ett projekt bestämma en grundstruktur och hur olika dokument ska namnges.

Det behöver inte vara avancerat och du har förmodligen redan idag ett sätt att namnge olika versioner, olika underlag, intervjuer etc. Det är extra viktigt med en tydlig struktur om ni är flera som ska skapa och använda filer.

Att tänka på när du organiserar ditt material

• Bestäm och formulera en mappstruktur för var olika dokument ska sparas och försök hitta en logisk ordning. Det gäller både digitala och fysiska dokument även om det mesta idag är digitalt.
• Bestäm hur filer ska namnges. Ska de till exempel innehålla datum, namn eller annat som är signifikant för filen?
• Bestäm hur olika versioner ska hanteras? Sparas eller skrivas över?
• Kan du redan nu välja att spara i beständiga format som gör det enkelt att kunna återanvända datan i framtiden?
• Skriv ner dina val så att andra kan förstå, och som du kan gå tillbaka till.

Information från Svensk Nationell Datatjänst om hur man på ett lämpligt sätt organiserar forskningsmaterial

Vid projektslut ska vissa forskningshandlingar inklusive forskningsdata, gallras eller arkiveras. Forskningsdata ska bevaras i minst 10 år, därefter tas beslut om gallring. Du behöver förbereda dina handlingar för denna process genom att organisera, rensa och beskriva dem. Fakultetens data stewards kan svara på frågor om detta och vägleda.

Ett beslut om Juridiska fakultetens mer specifika hantering kommer tas under hösten 2025.

Information om arkivering av forskningshandlingar på Medarbetarwebben