Lunds universitet är en myndighet och forskningshandlingar är därför allmänna handlingar som kan begäras ut enligt offentlighetsprincipen.

Läs här om allmänna handlingar.

Läs här om utlämnande av allmän handling och sekretess.

Som stöd i arbetet med att hålla ordning på universitetets handlingar finns Dokumenthanteringsplanen. I den handlar område 4 om forskningshandlingar. Vid projektets slut ska forskningshandlingarna arkiveras. Läs mer i avsnittet nedan Hur arkivera efter projektet? 

Läs här om dokumenthantering på Lunds universitet

Vad ska jag konkret göra?

• Se till att kansliet får de handlingar som ska diarieföras och arkiveras.
• Tänk på att offentlighetsprincipen påverkar utformning av överenskommelser om deltagande i forskning.

Stöd om allmänna handlingar

• Fakultetens kansli för frågor om hantering av allmänna handlingar, t.ex. dokumenthantering och utlämnande av allmän handling.

I ett projekt uppstår snabbt många frågor kring till exempel lagring av data, säkerhet och personuppgiftshantering. En datahanteringsplan (eng. Data Management Plan, förkortat DMP) hjälper dig att tydliggöra sådana frågor, till exempel hur du ska organisera, lagra och spara din data under och efter projektet. En datahanteringsplan är tänkt som ett hjälpmedel och uppdateras troligen under projektets gång. 

Många finansiärer kräver en mer eller mindre utförlig sådan, antingen när du söker medel eller har tilldelats medel.

Exempel på innehållet i en datahanteringsplan

• Om och hur data kommer att samlas in eller produceras.
• Hur forskningsdata lagras och skyddas under projektet och vem som ansvarar för att det görs på ett säkert sätt.
• Vilka som kommer att ha tillgång till forskningsdokument och forskningsdata under projektet.
• Hur dokument och data kommer att organiseras.
• Hur dokument och data kommer att bevaras efter avslutat projekt.
• Om och hur data kommer att göras öppet tillgängliga.

Vad ska jag konkret göra?

• Använd med fördel Lunds universitets verktyg för datahanteringsplaner, DMPonline: Här skapar du ett konto i DMPonline
• För att skapa en plan, välj Vetenskapsrådets mall (Swedish Research Council). Mallen anpassar du sedan till projektets forskningsupplägg.
• Mallen fungerar som en vägledning. I dessa finns många exempel på aspekter som kan vara aktuella för mallens olika frågor. Exemplen är hjälpsamma men är bara rådgivande. Rensa bort det som inte är relevant under respektive fråga.
• Om du fyller i mallen på webben, kan du spara den och gå tillbaka och ändra. Du kan också skriva ut den utan exemplen. Det går att spara en test-plan som du sedan kan använda eller kasta.
• Exempel på datahanteringsplan som behandlar personuppgifter (från SND)
• Exempel på datahanteringsplan som inte behandlar personuppgifter (från SND).
• Exempel på datahanteringsplaner skapade med verktyget DMP Online.

Stöd för datahanteringsplan

• Forskarstödet på Juridiska fakultetens bibliotek. För att guida och diskutera olika delar av din plan.
• Vägledning till svaren finns delvis på dessa webbsidor och de länkade LU-sidorna.

När dina insamlade data innehåller personuppgifter behöver dessa hanteras enligt flera olika regelverk.

• Läs här samlat om personuppgifter i forskning.
• Läs här om behandling av personuppgifter vid Lunds universitet.
• Här finns universitetets FAQ om personuppgifter. 

Vad ska jag konkret göra?

Anmäl till PULU

• All hantering av personuppgifter ska anmälas till PULU – Personuppgifter Lunds universitet. Ansvar: projektledaren.
• Klicka här, https://pulu.adm.lu.se, för att anmäla ditt forskningsprojekt i PULU.
• Registrera först ditt projekt i LUCRIS för att kunna registrera i PULU.

Inhämta samtycke och lämna information till deltagare enligt dataskyddslagstiftningen

• Det finns två typer av samtycken när data samlas in direkt från individer: ett om att deltaga i ditt forskningsprojekt, och ett med samtycke enligt dataskyddslagstiftningen. Skillnaden påverkar hur redan insamlad data kan användas om personen drar tillbaka sitt medgivande.
• Läs mer här på Lunds universitets sida Forskning, avsnittet Samtycke/medgivande.
• När personuppgifter hanteras behöver personen det gäller informeras om hur uppgifterna hanteras.
• Läs mer här om vilken information som ska ges.

Stöd om persondata

Forskarstödet på Fakultetsbiblioteket. För guidning.
dataskyddsombud [at] lu [dot] se (Lunds universitets dataskyddsombud). Lunds universitet har ett externt dataskyddsombud; Secure State Cyber AB, kontakt: dataskyddsombud [at] lu [dot] se (dataskyddsombud[at]lu[dot]se)

Information och forskningsdata ska lagras och hanteras säkert under tiden projektet pågår. Med lagring menas teknisk lagring av data. Med säkert avses att data inte kan försvinna eller skadas (teknisk aspekt), att de som ska arbeta med datan kan komma åt den och att obehöriga inte kan komma åt den (fysisk och administrativ aspekt). Filer på flyttbart medium kan till exempel förstöras eller mediet tappas bort. Lösenord kan hackas. 

Lagring skiljer sig från långsiktigt bevarande som innebär att man även säkrar att data går att hitta och förstå över tid, bland annat genom att tillföra relevanta metadata. Det är främst aktuellt i samband med arkivering och behandlas i detta avsnitt. 

Säker lagring är också viktig ur ett personuppgiftsperspektiv. 

Läs här på Lunds universitets sidor om informationssäkerhet. 

Lagring av dokument och data som inte innehåller personuppgifter och känsliga data

Projektet får en egen plats på juridiska fakultetens server där du kan samla dokumenten. Den skapas av Juridicums IT-avdelning.
Vissa forskningsdokument ska diarieföras, andra sparas av dig under projektet.

Lagring av känslig data och persondata

Rekommendationen är att använda LUSEC, som är en plattform för att lagra, hantera och analysera data på ett högsäkert sätt. Detta görs bland annat genom kryptering, tvåfaktorautentisering, säker användarmiljö och kontrollerad åtkomst (vid Lunds universitet eller på distans). Tillgång till LUSEC kan köpas av Medicinska fakulteten.
Läs mer om LUSEC på medicinska fakultetens webbplats.

Vad ska jag konkret göra?

• Vilken typ av data ska hanteras? Är det känslig data?
• Vilka ska komma åt dokument och data? Behöver till exempel personer utanför fakulteten eller utanför Lunds universitet komma åt datan?

Stöd om lagring

• Fakultetens IT-avdelning. För tilldelning av en säker lagrings- och delningsplats vid projektstart och förmedling av en säker lagringsplats på LUSEC för känslig data.
• Fakultetens kansli. För dokument som ska diarieföras.

Oavsett om du arbetar med fysiska eller digitala handlingar och data, blir det fort mycket papper och många filer. Det kan spara mycket tid och möda att redan i början bestämma en grundstruktur och hur olika dokument ska namnges.

Det behöver inte vara avancerat och du har säkert redan ett sätt att namnge olika versioner, olika underlag, intervjuer etc. Det är extra viktigt med en tydlig struktur om ni är flera som ska skapa och använda filer.

Vad ska jag göra konkret?

• Bestäm och formulera en mappstruktur för var olika dokument ska sparas och försök hitta en logisk ordning. Det gäller både digitala och fysiska dokument även om det mesta idag är digitalt.
• Bestäm hur filer ska namnges. Ska de till exempel innehålla datum, namn eller annat som är signifikant för filen?
• Bestäm hur olika versioner ska hanteras? Sparas eller skrivas över?
• Kan du redan nu välja att spara i beständiga format som gör det enkelt att kunna återanvända själva datan i framtiden?
• Skriv ner dina val så att andra kan förstå, och som du kan gå tillbaka till.

Här kan du läsa HT-bibliotekens sida om att organisera data.
Här kan du läsa SNDs sida om att organisera data. 

Stöd

Forskarstödet på fakultetens bibliotek

Vid projektets slut tar fakulteten över ansvaret för handlingarna men för att veta vad det är behövs dina kunskaper om dem. Kontakta därför biblioteket för att diskutera hur forskningshandlingar och forskningsdata kan förberedas för arkivering. Många av handlingarna är förmodligen redan hanterade enligt Dokumenthanteringsplanen.

Material som skapats under forskningsprocessen och som inte uppenbart är arbetsmaterial är allmänna handlingar. Du kan därför inte fritt förstöra och radera handlingar. Allmänna handlingar får endast gallras (förstöras) med stöd av Riksarkivets föreskrifter och LUs lokala föreskrifter. Vissa handlingar ska bevaras medan andra, framförallt forskningsdata, kan gallras.

Det är viktigt att ta hänsyn till möjligheten att verifiera forskningsresultat. Därför måste forskningsdata bevaras i 10 år (17 år för EU-projekt) innan de eventuellt kan tas bort. Om forskningsdata anses ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, ett värde för ett annat forskningsområde, ett vetenskaps-, kultur- eller personhistoriskt värde eller ett stort allmänt intresse, ska forskningsdatan bevaras.

Här läser du om LUs riktlinjer för arkivering av forskningshandlingar.

Vad ska jag konkret göra?

• Du behöver beskriva handlingarna så att det i framtiden går att förstå vad vad de innehåller.
• Det görs enklast i en så kallad README-file. Där beskrivs till exempel: projektets syfte, projektansvariga, hur forskningen bedrivits, data samlats in, resultaten i form av till exempel publikationer, konferenser, konferenspresentationer eller andra aktiviteter. Här beskrivs också vilken typ av data det är, till exempel om det är känslig data. Kort sagt, sådant som är av betydelse om handlingarna begärs ut och om de senare ska gallras.
• Exempel på READMEfile (kommer snart)

Stöd om arkivering

• Forskarstödet på fakultetens bibliotek. För guidning om README-filer.
• Fakultetens kansli. För guidning och hantering av handlingarna.

I Sverige och globalt, pågår en omställning till ett öppet vetenskapssystem och tillgängliggörande av forskningsdata är en del av det. I Sverige finns målet att senast 2026 ska all forskningsdata från offentligt finansierade projekt publiceras öppet tillgängliga och det är Vetenskapsrådet som har ansvar för att samordna, följa upp och främja omställningen.

Läs här Vetenskapsrådets sidor om forskningsdata.

Öppet tillgängliga forskningsdata innebär att de publiceras fritt tillgängliga på i den utsträckning det är möjligt. Data publiceras i tillförlitliga och säkra plattformar.

Tänk på att öppna data inte är samma sak som öppet tillgängliga publikationer. Många finansiärer har redan krav på att publikationer från forskning finansierad av dem, ska publiceras med öppen tillgång.
Här kan du läsa om Vetenskapsrådets krav på open access för publikationer.
Här kan du läsa Lunds universitets policy för publicering där de förordar öppen tillgång för artiklar.

Av juridiska och/eller etiska aspekter kan inte all forskningsdata göras öppet tillgänglig, till exempel om den innehåller personuppgifter, känslig data eller affärshemligheten. Men även om data inte görs öppet tillgänglig, kan den registreras och beskrivas för eventuell användning med restriktioner.

Här har Lunds universitet samlat information om tillgängliggörande av forskningsdata, bland annat exempel på plattformar för tillgängliggörande.

Vad ska jag göra konkret? 

• Bestäm om du vill göra projektets forskningsdata tillgänglig för andra. Det är inte förrän vid projektets slut som du slutgiltigt behöver bestämma dig.
• Kontakta biblioteket för att diskutera beslutet, de lösningar som finns och hur du går tillväga.

Stöd

Forskarstödet på fakultetens bibliotek.